Notas fiscais no CleanFin
O CleanFin emite as notas das suas vendas (produto, serviço e consumidor), guarda as notas que os fornecedores mandam para você e emite a nota de entrada, como a de devolução. Cada tipo de nota tem a sua lista.
Qual nota fica em cada lugar
| Nota | Para quê | Onde fica |
|---|---|---|
| NF-e (nota de produto) | Venda de mercadorias. | Vendas › NF-e |
| NFS-e (nota de serviço) | Serviço prestado. | Vendas › NFS-e |
| NFC-e (nota de consumidor) | Venda ao consumidor final, no balcão ou com entrega, dentro do estado. | Vendas › NFC-e (aparece depois de configurar o CSC) |
| NF-e de compra | As notas que os fornecedores emitem para a sua empresa. Você importa o XML ou o sistema busca na SEFAZ. | Compras › NF-e |
| NF-e (Entrada) | Nota de entrada emitida pela sua empresa, como a de devolução de uma venda. | Compras › NF-e (Entrada) |
Qual nota a sua operação exige, e com qual natureza e finalidade, é decisão fiscal: na dúvida, confira com o seu contador.
Cada lista só aparece no menu com o módulo da área ligado: a NF-e e a NFC-e pedem Comércio de produtos; a NFS-e, Comércio de serviços. Veja Configurações e módulos.
Antes da primeira nota
- Certificado digital A1 e dados fiscais da empresa, em AdministraçãoMinha empresa, parte Fiscal, com Emite NFe, NFSe e NFCe marcado. O passo a passo está em Nota fiscal: certificado e configuração.
- Nota de serviço: a inscrição municipal da empresa preenchida e, se a prefeitura pedir, o login dela. Desde 01/11/2026, a empresa do Simples Nacional emite pelo Emissor Nacional, onde a inscrição municipal é opcional: veja NFS-e.
- Nota de consumidor: o ID e o Token do CSC, tirados no portal da SEFAZ do seu estado.
- Cadastros completos: o cliente com documento, e-mail e endereço com cidade; o produto com os dados fiscais (NCM, origem, impostos) — o Perfil tributário ajuda a preencher vários de uma vez; o serviço com os códigos e o ISS da cidade, em Serviços.
Cada plano tem um número de notas por mês. Passou dele, a emissão para com o aviso Foi atingido o limite de NFs do seu plano emitidas no mês. Considere efetuar upgrade. Veja os limites em Plano de assinatura.
De onde vem cada nota
- Da venda. É o caminho mais comum: a venda aprovada gera a nota com o cliente, os itens, os impostos e as parcelas. Pode ser na hora, pelo botão Gerar NFs, ou sozinha, de manhã, com Gerar e emitir NFs marcado na venda. Veja NF-e: nota de produto.
- Avulsa. O botão Novo da lista abre uma nota em branco, sem venda por trás. Ela não gera contas, não mexe no estoque e não entra nos relatórios de venda.
- Importada. Pelo arquivo XML: as notas dos fornecedores e as notas de venda que você emitiu em outro sistema. Veja Notas de compra.
O que significa cada situação
A coluna Situação da lista e a etiqueta ao lado de Dados da nota mostram em que ponto a nota está.
| Situação | O que quer dizer | O que fazer |
|---|---|---|
| Rascunho | A nota foi gerada e ainda não foi enviada. Dá para alterar. | Confira e clique em Emitir NF. |
| Pronta para envio | A nota foi salva e está pronta para emitir. | Clique em Emitir NF. |
| Aguard. retorno | A nota foi enviada e o sistema espera a resposta da SEFAZ ou da prefeitura. Não dá para alterar. | Espere: se demorar, o sistema consulta de novo sozinho. Para conferir na hora, use Sincronizar situação. |
| Emitida | A nota foi autorizada. | Baixe, envie, corrija ou cancele. Veja Baixar, enviar, cancelar e corrigir. |
| Erro emissão | A SEFAZ ou a prefeitura recusou a nota. | Leia o motivo no alto da nota, corrija e emita de novo. Veja Nota rejeitada. |
| Cancelada | A nota foi cancelada. | Se precisar, gere uma nota nova pela venda. |
| Denegada | A SEFAZ negou a autorização da nota. | Confira com o seu contador o motivo antes de emitir outra. |
| Importada | A nota veio de um arquivo XML: foi emitida em outro sistema ou por um fornecedor. | Consulte, baixe e, se quiser, gere a venda ou a compra a partir dela. |
Todos com acesso às listas consultam as notas e baixam o DANFE e o XML. Alterar, emitir, cancelar, corrigir e reenviar a nota é do administrador, gerente, supervisor, jurídico e analista financeiro.