Notas de compra: o XML do fornecedor
Aqui ficam as notas que os seus fornecedores emitem para a sua empresa. Você não digita nada: importa o arquivo XML da nota, ou deixa o sistema buscar na SEFAZ. A partir da nota, o CleanFin lança a compra, com as contas a pagar e a entrada dos produtos no estoque.
Abrir a lista
No menu da esquerda, clique em Compras e depois em NF-e.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Mais ações | Tem o Importar XML, para trazer as notas. |
| 2. Situação | As notas dos fornecedores aparecem como Importada. |
| 3. ⋮ (três pontinhos) | Baixar o DANFE e o XML, ver as notificações e excluir a nota. |
A lista não tem o botão Novo: a nota do fornecedor não é emitida por você, só importada. A coluna Competência mostra a compra gerada a partir da nota, ou Avulsa enquanto não houver compra.
Importar o XML
- Clique em Mais ações › Importar XML
No alto da lista. Abre a janela Importação de XML.
- Escolha os arquivos
Em Arquivos XML de notas fiscais (NF-e ou NFS-e), clique em Selecione os arquivos e escolha um ou mais XML, de até 500 KB cada.
- Escolha a operação
Somente NF (gere competência depois) só traz a nota, e você gera a compra depois, conferindo os produtos. Auto gerar competência já lança a compra junto.
- Confirme no ✓
Aparece NFs importadas com sucesso! e as notas entram na lista.
Com Auto gerar competência, aparece a parte Atribuições para competências: a Conta Bancária e a Categoria de despesa das compras geradas (obrigatórias), o Centro de custo e as etiquetas, se quiser.
A própria janela avisa: os produtos podem não ser encontrados automaticamente, e aí você liga cada um ao cadastro depois da importação. Se já existir uma compra com o mesmo código de verificação da nota, ela é ligada e atualizada.
Busca automática na SEFAZ
O CleanFin também busca sozinho, toda hora, as NF-e emitidas para o CNPJ da sua empresa, direto na SEFAZ e sem custo por consulta. Precisa do certificado digital A1 e da senha no cadastro da empresa.
O que ele faz com cada nota encontrada é a configuração Baixar NF-e recebidas automaticamente (SEFAZ), em Configurações, grupo Fiscal (no menu Vendas, opção Configurações):
| Opção | O que acontece |
|---|---|
| Desativado | Não busca nada. |
| Importar sem compras | Traz só a nota. |
| Importar com compras | Traz a nota e gera a compra: com os produtos, quando todos os itens da nota já estão cadastrados; senão, só o lançamento financeiro. |
| Importar com compras e cadastro de produtos por IA | Igual à anterior, mas antes a IA cadastra os produtos da nota que ainda não existem — como produto novo, como variação de um produto que você já tem ou só ligando ao item existente —, com a categoria do produto e as categorias financeiras. |
Na opção com cadastro por IA, o preço de venda do produto novo é o custo da nota mais a Margem de lucro ao cadastrar produto pela NF-e (%), configuração do grupo Compras.
Quando a SEFAZ entrega só o resumo de uma nota, o sistema registra a ciência da operação para receber a nota completa. As outras manifestações (confirmação, desconhecimento, operação não realizada) não são feitas pelo CleanFin: confira com o seu contador.
Conferir a nota e ligar os produtos
Clique na nota na lista. No alto, Dados da nota; abaixo, os Dados do emissor (o fornecedor), a transportadora e os produtos.
- Gerar compra desta NF — lança a compra a partir da nota (veja abaixo).
- Cadastro do fornecedor — se o fornecedor não existia, o sistema cadastra sozinho (Este fornecedor foi importado automaticamente.). Se já existia, pergunta se quer Atualizar o cadastro com os dados da nota. O mesmo vale para a transportadora.
Para gerar a compra com os produtos, cada item da nota precisa estar ligado a um produto do seu cadastro. Desça até Produtos:
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Analisar itens com IA | A IA compara de uma vez todos os itens sem produto ligado com o seu catálogo (nome, códigos, NCM, unidade) e sugere, para cada um, ligar a um produto que existe, entrar como variação de um produto ou virar produto novo, com as categorias. Nada é cadastrado antes de você clicar em Confirmar (ou Confirmar todas); Prefiro fazer manualmente descarta a sugestão. |
| 2. Selecionar existente | Escolha à mão o produto do cadastro e clique em Confirmar. Quando o sistema acha um provável, o campo vem como Produto encontrado: confira e confirme. |
| 3. Criar novo produto | Cadastra o item como variação de um grupo de produto que você já tem ou de um grupo novo, com os dados fiscais da nota. |
Ainda em cada item:
- Substituir quantidade — quando a unidade do fornecedor é outra (uma caixa com 12, por exemplo): informe a Nova qtde e o Novo valor unitário que entram no estoque.
- Atualizar preços deste produto — abre o produto com os valores da nota para você revisar.
- Margens de lucro gerais e deste item — a margem por tabela de preço, só para calcular o preço de venda sugerido, mostrado abaixo de cada margem. A margem não fica salva.
Para empresas do Simples Nacional, o item mostra também o Valor de custo (Unit + ICMS + IPI), porque elas não aproveitam os créditos desses impostos.
Gerar a compra e dar entrada no estoque
- Clique em Gerar compra desta NF
O botão fica em Dados da nota.
- Escolha Compra ou Lançamento financeiro
Compra lança os produtos e movimenta o estoque; para ela, todos os produtos precisam estar ligados e confirmados. Lançamento financeiro lança só o valor, sem estoque.
- Confira e salve a compra
A compra abre preenchida com os itens e as parcelas da nota. Confira a categoria e a conta e salve. A entrada no estoque e as contas a pagar seguem as regras da compra: veja Compras.
Depois disso, a nota mostra Esta NF tem uma competência gerada., com o link para a compra.
Dúvidas comuns
Apareceu "É necessário associar e confirmar todos os produtos da NF-e para gerar compra."
Algum item da nota ainda não está ligado a um produto do cadastro, ou foi ligado e não confirmado. Desça até Produtos e resolva cada item. Para lançar só o valor, sem estoque, escolha Lançamento financeiro.
Apareceu "O CNPJ ou CPF do destinatário informado no XML não corresponde ao da empresa do ambiente atual."
O XML é de uma nota emitida para outra empresa. Confira se você está no ambiente certo e se o arquivo é da sua empresa.
Apareceu "Estrutura de XML inválida"
O arquivo não é o XML de uma NF-e, ou foi alterado. Peça ao fornecedor o XML original da nota.
Emiti notas de venda em outro sistema. Consigo trazer?
Sim. Em VendasNF-e (ou NFS-e), use Mais ações › Importar XML, como acima. A nota entra como Importada, e o botão Gerar venda desta NF lança a venda a partir dela. Nesse caso o XML precisa ter a sua empresa como emitente.
Dá para cancelar ou corrigir a nota do fornecedor?
Não. Quem cancela ou corrige é quem emitiu: o fornecedor.