Compras
O registro do que você compra dos fornecedores: mercadoria para revender, matéria-prima, serviços contratados. A compra aprovada dá entrada dos produtos no estoque, atualiza o custo deles e gera as contas a pagar.
A compra usa o mesmo formulário da venda, com o fornecedor no lugar do cliente. Esta página mostra o que é diferente; o passo a passo completo de cada parte (itens, situação, descontos, parcelas, categorias) está em Vendas e orçamentos.
Abrir a tela
No menu da esquerda, clique em Compras e depois em Compras.
A lista de compras
A lista abre com as compras deste mês. Ela funciona como a de vendas: os quadros de totais por situação (Cancelado, Previsto, Aprovado e Total), a coluna Indicadores, os filtros e o ⋮ de cada linha. Veja A lista de vendas.
- Novo — lança uma compra.
- Fornecedor — de quem você comprou.
- ⋮ — as ações da compra: pedido em PDF, enviar o pedido, contas geradas, notificações ao fornecedor, duplicar, excluir e trocar a situação.
Lançar uma compra
- Clique em Novo
No alto da lista. O formulário de compra abre por cima.
- Adicione os produtos e serviços comprados
Adicionar produto ou Adicionar serviço, e informe a quantidade e o valor unitário que você pagou. O Lançar por código (EAN/QR) também funciona aqui, para conferir a mercadoria que chegou bipando as etiquetas.
- Escolha o fornecedor
No campo Fornecedor, em Informações gerais. Se ainda não existe, cadastre na hora pela linha Cadastrar novo da lista.
- Confira a situação, a data e a descrição
Aprovado para a compra feita (é o que dá entrada no estoque e gera as contas a pagar); Orçamento para uma cotação que ainda não fechou.
- Preencha o pagamento
A conta bancária de onde o dinheiro vai sair, a forma de pagamento e as parcelas. Cada parcela vira uma conta a pagar.
- Salve no ✓ verde
No canto de cima, à direita.
- Unitário (R$) — o preço que você pagou por unidade.
- Fornecedor — de quem você comprou.
- Data da compra — vem com a data de hoje.
- Situação — Aprovado dá entrada no estoque e gera as contas a pagar.
- Devolução — só para a devolução de uma venda (veja a tabela abaixo).
Em vez de digitar item por item, dá para trazer a compra pela nota fiscal do fornecedor (o arquivo XML). Veja Notas fiscais.
O que muda em relação à venda
| Na compra | Como funciona |
|---|---|
| Fornecedor | No lugar do cliente. A lista mostra os cadastros marcados como fornecedor. Veja Fornecedores. |
| Estoque | A compra Aprovado dá entrada dos produtos no estoque. Cancelar ou excluir a compra tira de novo. Não movimentar estoque, marcado na criação, deixa a compra fora do estoque. |
| Custo do produto | Ao aprovar, o valor unitário pago passa a ser o custo do produto. Se a configuração Atualizar o custo do produto ao comprar (Configurações, grupo Compras) for desligada, o custo fica como você cadastrou. |
| Contas a pagar | As parcelas viram contas a pagar, em Contas a pagar. A conta ★CleanPay não aparece na compra. |
| Lembrete de pagamento | No lugar da forma de cobrança: avisa a equipe do financeiro quando a conta fica em aberto depois do vencimento. Todas (Email e push), Email ou Nenhuma. Cada usuário escolhe nas preferências de notificação se recebe. |
| Devolução | Marque quando a compra é, na verdade, a devolução de uma venda (o produto voltou do cliente) e escolha a Venda original. As devoluções geradas pela expedição já vêm marcadas. |
| Natureza da operação de compra | Com emissão de nota ligada, na parte Fiscal. Vem do padrão configurado (Compra de mercadorias para revenda). |
| Data da compra | No lugar da data da venda. |
A compra não tem vendedor, pacote de vendas, tabela de preço, comissionamento, forma de cobrança nem desconto de antecipação — tudo isso é só da venda.
Na parte Pagamento: a Conta bancária de onde o dinheiro sai (1), o Lembrete de pagamento (2) e, embaixo, uma Conta a pagar para cada parcela (3), com o vencimento, o valor e a situação.
Aluguel, assinatura, fornecedor fixo de todo mês: na compra nova, ligue Repetir automaticamente no alto do formulário (com o módulo Receita/Despesa recorrente ligado), e a compra passa a ser gerada sozinha no intervalo escolhido. Veja Recorrências.
Ações de cada compra
O ⋮ no fim da linha tem as mesmas ações da venda (veja Ações de cada venda na lista), com duas diferenças:
- Enviar pedido - Contatos de vendas manda o pedido de compra por e-mail para a equipe da sua empresa (os usuários que recebem o aviso de pedidos) — ele não vai para o fornecedor. Para mandar ao fornecedor, use Gerar pedido PDF e envie o arquivo.
- Notificações ao fornecedor escolhe os avisos que o fornecedor recebe.
Dúvidas comuns
Lancei a compra e o estoque não aumentou
O estoque só entra com a compra na situação Aprovado. Confira também se ela não foi criada com Não movimentar estoque marcado.
O custo do produto mudou sozinho
É a compra aprovada: o valor unitário pago vira o custo do produto. Se você editar uma compra antiga, o custo só muda quando ela é a compra mais recente daquele produto. Para controlar o custo à mão, o administrador desliga Atualizar o custo do produto ao comprar em Configurações (grupo Compras).
Comprei de alguém que também é meu cliente
Não precisa de outro cadastro: abra o cadastro dele e marque também Fornecedor em Associações. Veja Clientes.