NF-e: nota de produto
A nota fiscal das vendas de produtos. Quase sempre ela nasce da venda: o sistema monta a nota com o cliente, os produtos, os impostos e as parcelas, e você confere e emite. Nesta lista ficam todas as notas, com a situação de cada uma.
Abrir a lista de notas
No menu da esquerda, clique em Vendas e depois em NF-e. A lista abre com as notas do mês atual; troque o período no seletor de datas.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Novo | Abre uma nota avulsa, em branco, sem venda por trás. |
| 2. Mais filtros | Filtra por Cliente, Finalidade, Situação, Venda e Serviço. |
| 3. Totais | Cancelada (canceladas, denegadas e com erro de emissão), Pendente (rascunho, pronta para envio e aguardando retorno), Emitida e Total, com a variação em relação ao período anterior. Clique num total para ver só aquelas notas. |
| 4. Situação | Em que ponto a nota está. Veja o que significa cada situação. |
| 5. ⋮ (três pontinhos) | Baixar o DANFE e o XML, enviar ao cliente, sincronizar a situação, excluir. Veja Baixar, enviar, cancelar e corrigir. |
As colunas mostram a Nota (série e número), o RPS, a Finalid., a Competência (a venda de onde a nota saiu; clique para abrir a venda, ou Avulsa quando não há venda), o Cliente, o Valor, o Código (a chave de acesso da nota) e as datas do RPS, da emissão e de quando foi gerada.
Emitir a nota de uma venda
A venda precisa estar com a situação Aprovado. Se não estiver, o sistema avisa: Não é possível gerar NFs para uma competência que não está com status APROVADO.
- Gere a nota pela venda
Na venda nova, ao salvar, o sistema pergunta Deseja apenas salvar ou gerar NF/Pedido?: escolha Gerar NF. Na venda já salva, use o botão Gerar NFs no alto da venda ou no ⋮ da lista de vendas.
- Escolha Rascunho para conferir
Ao salvar a venda nova e pelo ⋮ da lista, o sistema pergunta se é para Emitir já ou gerar em Rascunho; pelo botão no alto da venda, a nota sai em rascunho. O rascunho deixa você revisar a nota antes de enviar. A venda com produtos e serviços gera as duas notas: a NF-e e a NFS-e.
- Abra a nota e confira
Em VendasNF-e, clique na nota. Confira o cliente, o endereço, os produtos com os dados fiscais, a natureza da operação e as formas de pagamento.
- Clique em Emitir NF
O botão fica no alto da nota. O sistema salva o que você mudou e envia. Aparece Solicitação de emissão de NF realizada. e a nota passa para Aguard. retorno.
- Acompanhe a situação
Quando a SEFAZ responde, a nota fica Emitida, e o DANFE e o XML vão sozinhos para o cliente. A lista de notas e a de vendas se atualizam sozinhas com a resposta, sem precisar recarregar. Se ficar Erro emissão, o motivo aparece em vermelho no alto da nota: veja Nota rejeitada.
Depois que a nota é emitida, a venda não pode mais ser alterada nem excluída. Se a nota for cancelada, a venda volta a poder gerar uma nota nova no lugar.
Gerar sozinho, todo dia de manhã
Na parte Fiscal da venda, marque Gerar e emitir NFs. Quando a data da venda estiver perto, o sistema gera e emite as notas sozinho, das 6:30 às 7h. A distância em dias é a configuração Dias corridos antes da data da venda para geração de NF (grupo Vendas, 15 dias de início). Com Gerar NFs somente após pgto, ele espera o pagamento confirmado. Fique de olho nas notas recusadas, que precisam de correção e de uma nova emissão.
Para gerar as notas de várias vendas de uma vez, use Ações em grupo › Gerar NFs na lista de vendas. Veja Vendas e orçamentos.
A nota guarda uma cópia dos dados da venda e do cliente. Os campos Competência associada, Perfil associado e Produto associado dizem "prevalece dados da nota": o que você corrige na nota vale só para ela. Para as próximas notas saírem certas, corrija também o cadastro do cliente ou do produto.
Emitir uma nota avulsa
Use quando precisa de uma nota sem venda lançada no sistema. A própria tela avisa: Nota avulsa — não gera contas a receber, não movimenta estoque e não entra nos relatórios de venda.
- Clique em Novo
No alto da lista de notas. A nota abre numa janela, em Rascunho.
- Preencha os dados da nota
Finalidade (normalmente Normal), Natureza da operação de venda, frete e valores.
- Escolha o cliente
Em Perfil associado, escolha o cliente: os dados dele preenchem a nota. Confira o endereço completo.
- Adicione os produtos e o pagamento
Em Produtos, clique em Adicionar produto para cada item. Em Formas de pagamento, informe como o cliente paga.
- Salve e emita
Salve no ✓ verde. A janela fecha; abra a nota de novo na lista e clique em Emitir NF.
Depois de salva, a nota avulsa ganha o botão Gerar venda no aviso amarelo: ele lança a venda a partir da nota, para ter as contas a receber, a baixa no estoque e os relatórios.
O que preencher
O formulário tem uma barra no topo que leva a cada parte: Dados nota, Dados cliente, Endereço e Dados trans.
Com a configuração Preencher NCM por IA na geração da NF ligada (grupo Fiscal), o item sem NCM no cadastro recebe o código sugerido pela IA na geração da nota, e o código também é gravado no produto. Confira o NCM no rascunho antes de emitir.
Na própria nota, o botão roxo ao lado do NCM de cada item (Buscar NCM com ⚡CleanAI) busca o código pela Descrição do item e preenche também o CEST, quando ele existe. O campo preenchido assim ganha um selo, para você saber o que conferir.
Dúvidas comuns
O botão Emitir NF não aparece
Ele só aparece na nota já salva que está em Rascunho, Pronta para envio ou Erro emissão. Na nota avulsa nova, salve, abra de novo e o botão aparece. Nota Importada não se emite: ela já foi emitida em outro sistema.
O botão Gerar NFs não aparece na venda
Confira três coisas: a empresa está com Emite NFe, NFSe e NFCe marcado em Minha empresa; a venda está Aprovado; e a venda ainda não tem nota (ou a nota dela foi cancelada ou denegada). Na venda nova para o cliente consumidor padrão, o sistema não oferece a nota ao salvar e grava o pedido sem nota.
A nota está há muito tempo em Aguard. retorno
Quando a resposta da SEFAZ demora, o sistema consulta a nota de novo sozinho, de poucos em poucos minutos, e atualiza a situação. Para conferir na hora, use Sincronizar situação no ⋮ da nota.
Mudei a venda depois de gerar a nota e a nota não mudou
A nota guarda os dados do momento em que foi gerada: mudar a venda depois não muda a nota (e, com a nota emitida, a venda nem aceita mais alteração). Se a nota ainda está em rascunho, corrija direto nela. Se já foi emitida, veja carta de correção e cancelamento.
Apareceu "O status atual da nota não permite que ela seja alterada"
A nota já foi enviada (Aguard. retorno), emitida, cancelada ou denegada, e não aceita mais alteração. Se está aguardando, espere a conclusão da emissão.