Baixar, enviar, cancelar e corrigir
Depois que a nota fica Emitida, ela ganha botões para baixar, reenviar ao cliente, corrigir e cancelar. As mesmas ações ficam no ⋮ de cada nota na lista.
Os botões da nota emitida
Abra a nota na lista (clique na linha). Os botões ficam na barra do alto da janela.
| Botão | O que faz |
|---|---|
| DANFE | Baixa o DANFE em PDF, a versão impressa da nota. |
| XML | Baixa o arquivo XML da nota, o que o contador e o cliente guardam. |
| Reenvia o DANFE e o XML ao cliente. | |
| Notificações | Mostra os avisos que esse cliente recebeu. |
| Carta de correção | Corrige um dado da NF-e emitida (só nota de produto). |
| Carta correção PDF / Carta correção XML / Email carta correção | Aparecem depois de uma carta de correção: baixar e reenviar. |
| QR Code | Só na NFC-e: abre a consulta da nota na SEFAZ. |
| Cancelar NF | Cancela a nota. Operação irreversível. |
A nota Importada tem só DANFE e XML: correção e cancelamento dela são feitos no sistema onde ela foi emitida.
As ações na lista
O ⋮ no fim da linha traz as ações sem abrir a nota.
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Envia notificação / contatos jurídicos | Reenvia a nota ao cliente. Depois do primeiro envio, mostra a data: Envia notificação - enviada em… |
| Baixar DANFE / Baixar XML | Baixam o PDF e o XML. |
| Baixar carta de correção (PDF) / (XML) e Envia notificação carta de correção | Quando a nota tem carta de correção. |
| Sincronizar situação | Na NF-e e na NFS-e enviadas pelo sistema: consulta a nota e corrige a situação no sistema, se estiver diferente. Quando a resposta demora, o sistema já faz essa consulta sozinho, de poucos em poucos minutos; o botão serve para conferir na hora. |
| Notificações ao cliente | Os avisos que o cliente recebeu. |
| Excluir | Apaga a nota que ainda não foi emitida (rascunho, pronta, com erro) ou a importada. |
| Excluir do sistema | Só na nota cancelada. Pede confirmação. |
Baixar várias notas de uma vez
Para mandar ao contador as notas do mês, use as ações em grupo.
- Clique em Ações em grupo
No alto da lista. Aparecem as caixas de seleção.
- Marque as notas
Uma a uma, ou todas pelo Selecionar todos. Use o período e os filtros para separar o mês.
- Clique em Baixar XMLs e PDFs
O sistema baixa um arquivo zip com o XML e o DANFE de cada nota. As notas que ainda não foram emitidas ficam de fora, com aviso.
Convide o seu contador para o CleanFin com o cargo Contador: ele consulta e baixa as notas sem depender de você. Veja Cargos e acessos.
Enviar a nota ao cliente
Quando a nota é emitida, o sistema já manda o DANFE e o XML ao cliente: por e-mail e, quando o cadastro tem celular, por WhatsApp. O mesmo acontece no cancelamento e na carta de correção. Vai para o cliente e para os contatos com o cargo Jurídico em Outros contatos, no cadastro dele.
Para reenviar, use Email na nota ou Envia notificação / contatos jurídicos no ⋮. Entre um envio e outro da mesma nota, espere uma hora: antes disso aparece Aguarde X minuto(s) para reenviar o email.
Para receber uma cópia de cada nota emitida e cancelada, preencha Email de cópia das emissões de NF em Configurações, grupo Fiscal.
Cancelar a nota
- Abra a nota emitida e clique em Cancelar NF
O botão vermelho fica no alto da nota. Só a nota Emitida pode ser cancelada.
- Escreva a justificativa
Na janela Justificativa, explique o motivo do cancelamento, com 15 a 255 caracteres, e confirme no ✓.
- Confirme
O sistema pede a confirmação, lembrando que a operação é irreversível. Aparece Solicitação de cancelamento de NF realizada.
Depois de cancelada, a nota mostra no alto a data e a justificativa, e o cliente recebe o aviso. Se ela veio de uma venda, a venda volta a poder gerar uma nota nova.
Se a SEFAZ ou a prefeitura recusar o cancelamento, o sistema mostra o motivo da recusa e a nota continua Emitida.
A NFC-e só pode ser cancelada em até 30 minutos depois da emissão. Para a NF-e e a NFS-e, os prazos e as condições são da SEFAZ e da prefeitura: na dúvida, confira com o seu contador antes de cancelar.
Corrigir com carta de correção
Só a NF-e (nota de produto) tem carta de correção.
- Abra a nota emitida e clique em Carta de correção
O botão amarelo fica no alto da nota.
- Escreva a correção
Na janela Carta de Correção, descreva o que está errado e qual é o dado certo, com 15 a 980 caracteres. A data e a hora do envio são acrescentadas ao texto, e símbolos que a SEFAZ não aceita (aspas curvas, travessão, emoji) são trocados sozinhos.
- Confirme
Confirme no ✓ e depois na pergunta. Aparece Carta de correção emitida com sucesso.
A nota passa a mostrar o texto da correção no alto, ganha os botões da carta e o cliente recebe a carta. O que pode ou não ser corrigido por carta de correção é regra da SEFAZ: confira com o seu contador.
Dúvidas comuns
Dá para inutilizar uma numeração pelo CleanFin?
Não. As telas de notas não têm a opção de inutilização de numeração. Se precisar, confira com o seu contador como fazer.
Não consigo excluir a nota
Nota emitida, denegada ou aguardando retorno não pode ser excluída: o sistema avisa Algumas notas já foram emitidas e não serão excluídas. Para tirar uma nota emitida de circulação, cancele. A nota cancelada pode ser apagada com Excluir do sistema; depois disso, ela só pode ser consultada nos portais nacionais.
Apareceu "Não foram encontrados email ou contatos JURÍDICOS"
O cadastro do cliente não tem e-mail nem celular válido. Preencha em Clientes e reenvie a nota.
O cancelamento não aparece na nota importada
A nota importada foi emitida em outro sistema. Cancelamento e carta de correção dela são feitos lá; o sistema avisa Esta NF foi importada por XML e não foi emitida pelo sistema; o cancelamento deve ser feito no emissor de origem.