Agendamento
A agenda dos seus serviços: cada horário livre, cada cliente marcado, por serviço ou por profissional. Daqui você marca, reagenda, acompanha a confirmação do cliente e, depois do atendimento, gera a venda.
A agenda só mostra os serviços marcados como Serviço agendável, com os horários de cada dia da semana, a duração, quantos atendimentos cabem ao mesmo tempo e os profissionais que fazem o serviço. Tudo isso fica na parte Agendamento do cadastro: veja Serviços.
Abrir a agenda
No menu da esquerda, clique em Controle e depois em Agendamento.
A agenda abre no dia de hoje, com uma coluna para cada serviço.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Exibição | Como a agenda se organiza: Serviço (uma coluna por serviço), Profissional (uma coluna por profissional) ou Cliente (uma lista com os atendimentos de cada cliente). |
| 2. Dia ou mês | O primeiro botão mostra a agenda do dia, em horas; o segundo, o mês inteiro. |
| 3. Setas e Hoje | Passam para o dia anterior ou o seguinte. Hoje volta para o dia atual. O + e o − à direita aumentam ou diminuem a escala de tempo. |
| 4. Horário livre | O bloco tracejado é uma vaga: mostra a hora, quantas vagas sobram e a duração. Clique nele para marcar um atendimento ali. |
| 5. Atendimento marcado | Mostra a hora, o cliente e o serviço, com a cor da situação. Clique para abrir. |
Marcar um atendimento
- Clique num horário livre
Na agenda do dia. A janela do agendamento abre com o serviço, a data, o horário e o profissional já preenchidos. Também dá para clicar em Novo, no alto da tela, e escolher tudo à mão.
- Escolha o cliente
Em Cliente. Se ele ainda não tem cadastro, dá para cadastrar sem sair da janela — veja Formulários.
- Confira o valor
Em Qtde e Valor (R$). Quando o cliente tem tabela de preço própria, o valor vem dela. O Total é calculado.
- Salve no ✓ verde
O atendimento aparece na agenda como Pendente.
Com o agendamento salvo, a parte Interações traz os botões Vendas do cliente e Agendamentos do cliente.
Quando a situação deixa de ser Pendente, o cliente, o serviço, a data e o horário não podem mais ser alterados. A janela avisa: "Possíveis alterações no controle de agendamento não serão salvas, pois a situação deixou de ser pendente."
Quando o horário esbarra numa regra do serviço
O cadastro do serviço pode limitar a agenda: quantos atendimentos cabem no horário, a antecedência mínima, os prazos de reagendamento e cancelamento, os bloqueios. Quando um agendamento esbarra numa dessas regras, aparece a janela Regra de agendamento, com o motivo:
- quem é supervisor, gerente ou administrador pode clicar em Agendar mesmo assim — a liberação fica registrada no nome dele;
- os demais clicam em Chamar supervisor, e um supervisor confirma a liberação com o CPF e o código dele.
O atendimento liberado assim ganha um sinal de atenção na agenda e o aviso "Agendado fora das regras do serviço, com liberação de supervisor."
A confirmação do cliente
O cliente confirma pelo link do agendamento. Na página, ele vê a data e a hora e o botão Confirmar presença; depois de confirmar, a página mostra o endereço da empresa e o atendimento passa para Confirmado.
Para mandar o link, abra o agendamento e use os botões do alto da janela:
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Notificação | Envia ao cliente, por e-mail e WhatsApp, o aviso do agendamento com o botão para confirmar a presença. O botão mostra a data do último aviso, e um novo envio só é aceito uma hora depois. |
| Link agendamento | Copia o link para você mandar por onde quiser. |
| Abre uma conversa com o cliente no WhatsApp, numa nova aba. |
Cada vez que a situação do atendimento muda, o cliente recebe um aviso automático. Os lembretes antes do horário (um dia antes, duas horas antes…) são definidos em Controle › Configurações, no item Intervalos de notificação (email, WhatsApp e push). Veja Configurações.
Os atalhos de cada atendimento na agenda
Passe o mouse sobre um atendimento na agenda do dia para ver os botões dele:
- WhatsApp — conversa com o cliente.
- Sino — envia a notificação do agendamento.
- Duplicar agendamento — abre um agendamento novo com os mesmos dados, para escolher outro dia.
- Carrinho — Gerar venda: abre a venda já preenchida com o cliente e o serviço. Depois de salva, o carrinho fica verde e passa a abrir a venda gerada.
Quando o atendimento é pago com crédito, no lugar do carrinho aparece um ingresso verde: ele não gera venda.
Para reagendar, arraste o atendimento para outro horário livre do mesmo serviço e solte. O sistema confere as regras do serviço e avisa "Reagendado para …".
A visão do mês
Cada dia mostra quantos atendimentos estão marcados e quantas vagas existem (ex.: 3/12), uma barra de ocupação, os bloqueios do dia e os primeiros atendimentos. Clique no número do dia para abrir a agenda daquele dia; +N mais mostra o resto. Dá para arrastar um atendimento para outro dia.
Sessões que se repetem (agendamento recorrente)
Para o cliente que vem toda semana — um tratamento de 10 sessões, uma aula às terças e quintas —, marque todas as sessões de uma vez.
- Clique em Agendamento recorrente
No alto da agenda.
- Escolha o cliente, o serviço e o começo
Cliente, Profissional (opcional), Serviço, A partir de e Repetir a cada (1 a 4 semanas).
- Marque os horários da semana
São os horários do cadastro do serviço. Marque quantos quiser: terça 14h e quinta 9h, por exemplo.
- Diga quando termina
Em Quantas sessões, em Até o dia ou nos dois — a série termina no que vier primeiro.
- Clique em Ver prévia e depois em Criar sessões
A prévia lista cada data e diz quais serão criadas e quais não passam (esbarram numa regra ou num bloqueio). Use Pular numa data, Pular as bloqueadas ou Agendar mesmo assim. O botão Criar … sessão(ões) grava todas.
Na lista por cliente, cada sessão mostra a ordem (3ª sessão); clicando nela, você abre a recorrência inteira para Estender recorrência ou Encerrar recorrência (desmarca as sessões futuras).
O link da central do cliente
No fim da tela de agendamento fica o link da central da sua empresa, com os botões Copiar link e Gerar QRCode (para imprimir e deixar no balcão). Pela central, o próprio cliente marca horário. Veja Central do cliente.
Dúvidas comuns
A agenda diz "Nenhum horário configurado para este dia"
Nenhum serviço agendável tem horário nesse dia da semana. Abra o serviço em Cadastros › Serviços, parte Agendamento, e cadastre os horários em Disponibilidade.
O horário aparece como Bloqueado
Há um bloqueio de agenda nesse período — um feriado, uma folga. Só dá para marcar com liberação de um supervisor. Veja Bloqueios de agenda.
Apareceu "Seu cargo pode só consultar este cadastro"
O seu cargo abre os agendamentos, mas não pode alterá-los: a janela fica sem o botão de salvar. Quem libera é o administrador da empresa, em Administração › Permissões dos cargos.
Como cancelar um atendimento?
Se o cliente faltou ou desistiu, mude a situação para Falta/Desist. — o histórico fica guardado. Para apagar de vez, use Excluir nos três pontinhos da lista por cliente.