Ordem de serviço
A ordem de serviço (OS) acompanha um conserto, uma instalação ou uma manutenção do começo ao fim: o problema relatado, o técnico, as peças e os serviços, o orçamento, a aprovação do cliente e, no final, a venda.
Abrir a lista de OS
No menu da esquerda, clique em Controle e depois em Ordem de serviço.
A lista abre no mês atual, com as OS dos seus clientes.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Resumo | Quantas OS e quanto valem, por situação: Finalizado, Andamento, Aprovado, Orçado e o Total do período, com a variação em relação ao período anterior. Clique num quadro para filtrar a lista. |
| 2. Novo | Abre uma OS nova. |
| 3. Filtros | Período, Direção (OS de Cliente ou de Fornecedor), produto, serviço, vendedor, técnico, cliente, a venda gerada, Situação, Tipo e Modalidade. |
| 4. ⋮ (três pontinhos) | Ações daquela OS: PDF, envio por e-mail, mudança de situação e outras (veja abaixo). |
A Direção separa o serviço que você presta (Cliente) do serviço que você contrata de outra empresa (Fornecedor), como mandar um equipamento para o conserto fora. A OS nova sai na direção marcada no filtro.
Abrir uma OS
- Clique em Novo
No alto da lista. A OS abre numa janela, já com a data e a hora de abertura e a situação A Orçar.
- Escolha o cliente
É obrigatório, menos na OS Interna — a do equipamento da própria empresa, que não tem cliente.
- Descreva o problema
Em Descrição / Problema, com as palavras do cliente: "Não liga", "Vazando óleo". De 3 a 60 caracteres.
- Diga o tipo de serviço
Tipo: Externa (de cliente) ou Interna. Modalidade: Corretiva, Preventiva, Instalação, Inspeção, Emergência ou Melhoria — opcional.
- Salve no ✓ verde
No canto de cima, à direita da janela. Depois de salva, a OS ganha o link digital e os botões de PDF e envio.
O que preencher em cada parte
A janela da OS é dividida em partes; a barra azul do topo leva direto a cada uma (Técnico, Produtos serviços, Fatur., Extras, Anexos).
As situações da OS
| Situação | Quando usar |
|---|---|
| A Orçar | A OS foi aberta, mas ainda não tem orçamento. |
| Orçado | O orçamento está pronto e foi mostrado ao cliente. |
| Não aprovado | O cliente recusou o orçamento. |
| Aprovado | O cliente aprovou e o serviço pode começar. |
| Em andamento | O serviço está sendo feito. |
| Aguardando | Parado à espera de peça, resposta do cliente ou outro motivo. |
| A faturar | Serviço pronto, falta lançar a venda. |
| Finalizado | Concluído e pronto para entrega ou faturamento. |
| Finalizado s/ conserto | Encerrado sem solução, por inviabilidade ou por decisão do cliente. |
Para mudar a situação sem abrir a OS, use os três pontinhos da linha: as situações aparecem no fim do menu.
Peças, serviços e checklist
Na parte Produtos e serviços, clique em Novo serviço ou Novo produto para cada item do orçamento.
- Novo serviço / Novo produto — acrescenta um item. Escolha o serviço ou o produto, a Qtde e o valor (Unitário ou Total: um calcula o outro). A Descrição do item é opcional e não vai para a nota fiscal.
- Checklist de manutenção — o roteiro de conferência daquele item. O sistema sugere sozinho, conforme o produto, o serviço ou o tipo da OS; para cada tarefa, responda Conforme? com Sim, Não ou N/A e anexe fotos no botão Foto. Os roteiros são cadastrados em Checklists de manutenção.
- Link da OS digital — copia o link da OS para mandar ao cliente.
- Copiar para WhatsApp — copia a lista de itens com o total, pronta para colar numa conversa.
O campo Tabela de preço, que aparece quando a OS tem itens, troca os valores pelos da tabela escolhida. Veja Tabelas de preços.
Para salvar a OS como Finalizado ou Finalizado s/ conserto, todas as tarefas obrigatórias do checklist precisam de resposta, e cada Não precisa do Motivo.
Faturamento, observações e anexos
Embaixo, o sistema mostra a conta: Total de itens menos Desconto igual ao Total.
Mandar a OS para o cliente aprovar
Com a OS salva, o cliente pode ver o orçamento pela OS digital: uma página com os dados da empresa, os itens, os valores, as datas, o laudo e a situação, num caminho de Orçamento → Aprovado → Andamento → Concluído.
Há três jeitos de mandar:
- Link da OS digital, na parte Produtos e serviços — copie e cole numa conversa.
- Enviar OS, no alto da janela da OS — manda a OS por e-mail e WhatsApp aos contatos de compras do cliente (o e-mail e o celular do cadastro dele). Um novo envio só é aceito uma hora depois do anterior.
- Gerar OS, também no alto da janela — baixa o PDF para imprimir ou anexar.
Gerar OS, Enviar OS e, na lista, Gerar pedido PDF e Enviar pedido aparecem por padrão para o administrador, o gerente e o financeiro. O administrador libera outros cargos em Administração › Permissões dos cargos.
A aprovação é registrada por você: quando o cliente der o ok, mude a Situação para Aprovado. Pela OS digital, o cliente acompanha a situação e pode entrar na Central do cliente.
Transformar a OS em venda
Quando o serviço acaba, a OS vira uma venda — é a venda que gera as contas a receber e a nota fiscal.
- Clique em Ações em grupo
No alto da lista de OS. Aparece uma caixa de marcar em cada linha.
- Marque as OS
Uma ou várias do mesmo cliente. Várias OS marcadas juntas viram uma venda só.
- Clique em Gerar competência
A janela da venda abre preenchida com o cliente, os itens, a forma de pagamento e o desconto das OS.
- Confira e salve a venda
Ao salvar, as OS ficam ligadas à venda. Na OS, a parte Competência mostra a venda e o botão Ver competência.
O sistema não deixa gerar a venda de OS Interna, de OS que já têm venda, nem misturar OS de cliente com OS de fornecedor. O passo a passo da venda está em Vendas e orçamentos.
Depois que a venda da OS tem nota fiscal emitida, a OS mostra o aviso "Competência bloqueada pois existe uma ou mais NFs emitidas." e os valores não podem mais ser alterados.
Outras ações da OS
Pelos três pontinhos de cada OS na lista:
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Gerar pedido PDF | Baixa o PDF da OS. |
| Enviar pedido | Manda a OS por e-mail e WhatsApp, como o Enviar OS. Depois do primeiro envio, o botão mostra a data em que foi enviada. |
| Notificações ao cliente | Os avisos automáticos que esse cliente recebe. |
| Duplicar | Abre uma OS nova com os mesmos dados e itens, com a data de hoje e o checklist em branco. |
| Excluir | Apaga a OS. |
| As situações | Mudam a situação da OS na hora. |
Na lista, Exportar (em Mais ações) gera uma planilha com as OS que estão na tela. Por padrão, aparece para o administrador, o gerente e o financeiro.
Dúvidas comuns
Não acho o serviço ao incluir um item
Na OS de cliente aparecem os serviços do tipo Prestado (ou Prestado e Tomado); na OS de fornecedor, os do tipo Tomado. Confira o Tipo e se o serviço está Ativo em Serviços.
Apareceu "Código de OS já utilizado"
Outra OS da mesma direção já usa esse código. Deixe o campo Código em branco ou escolha outro.
Apareceu "Não foram encontrados email ou contatos de COMPRAS" ao enviar
O cadastro do cliente não tem e-mail nem celular válidos para receber a OS. Abra o cliente e preencha o e-mail ou o celular — ou um contato com o cargo Comprador em Outros contatos. Veja Clientes.
Apareceu "Seu cargo pode só consultar este cadastro"
O seu cargo abre as OS, mas não pode alterá-las: a janela fica sem o botão de salvar. Quem libera é o administrador da empresa, em Administração › Permissões dos cargos.
O cliente aprova a OS pelo link?
Não: pela OS digital ele vê o orçamento e acompanha a situação. Quem muda para Aprovado é a sua equipe, depois do ok do cliente.