Modelos de checklist
O modelo de checklist é o roteiro de uma rotina que se repete: a lista de tarefas, de quanto em quanto tempo ela acontece, o prazo e quem é o responsável. No dia marcado, o sistema cria sozinho a execução e a entrega à equipe.
Exemplos: Conciliação bancária diária, Fechamento do mês, Apuração de impostos. Você monta o modelo uma vez; as execuções aparecem para a equipe em Controle › Minhas tarefas e Controle › Execuções de checklist, e o cumprimento dos prazos é medido em Relatórios › Performance da equipe.
Abrir os modelos
No menu da esquerda, clique em Cadastros e depois em Modelos de checklist.
A lista mostra cada modelo com o módulo, a frequência, quantos itens tem, se pede aprovação e se está ativo.
Criar um modelo
- Clique em Novo
No alto da lista. O formulário abre numa janela, já com uma primeira tarefa em branco.
- Dê o nome e escolha o módulo
Em Nome, como a rotina é chamada. Em Módulo financeiro, a área a que ela pertence (contas a pagar, conciliação bancária, fechamento, emissão de notas fiscais…).
- Escolha a frequência
Diário, Semanal (escolha o dia da semana), Mensal (o dia do mês, de 1 a 28) ou Anual (o mês e o dia).
- Defina o prazo e o responsável
Em Prazo e responsável, quantos dias úteis a equipe tem, até que horas, e quem recebe as execuções.
- Liste as tarefas
Em Itens do checklist, descreva cada tarefa. Use Adicionar item para mais uma.
- Salve no ✓ verde
No canto de cima, à direita da janela. A partir daí, o sistema gera as execuções nos dias certos.
O que preencher
As tarefas (itens do checklist)
As setas no alto de cada tarefa mudam a ordem; a lixeira tira a tarefa do modelo.
Ativar, desativar, duplicar e excluir
Pelos três pontinhos de cada modelo na lista:
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Desativar / Ativar | Para ou retoma a geração das execuções, sem perder o modelo. |
| Duplicar | Cria um modelo novo a partir deste — bom para rotinas parecidas. |
| Excluir | Apaga o modelo. |
Para ativar ou desativar vários de uma vez, use Ações em grupo, marque os modelos e escolha a ação.
Dúvidas comuns
Criei o modelo, mas a tarefa não apareceu hoje
A execução é criada no dia que a frequência indica. Confira se o modelo está Ativo, a Frequência e o dia escolhido — e, com Gerar só em dias úteis marcado, se hoje não é fim de semana ou feriado.
Mudei o modelo. As execuções que já existem mudam?
Não. Cada execução guarda o roteiro do jeito que ele estava quando ela foi criada; a mudança vale para as próximas. Para acompanhar e responder as tarefas do dia, use Controle › Minhas tarefas.