Locação de caçamba
A locação de uma caçamba é uma ordem de serviço do cliente com a caçamba como item. A OS guarda quantos dias o cliente contratou, quando a caçamba deve ser retirada e a diária dos dias a mais. Perto da retirada, o cliente recebe uma mensagem no WhatsApp para liberar a retirada, estender a locação ou trocar a caçamba — e a cobrança sai sozinha.
O funcionamento geral da ordem de serviço — cliente, itens, valores, situação — é o mesmo do CleanFin (veja Ordem de serviço). Aqui fica o que muda quando a OS tem uma caçamba.
Abrir a locação
No menu, clique em Controle e depois em Ordem de serviço. No Rent Sync, a lista ganha:
- a coluna Retirada, com a data programada. Quando a retirada já passou e a caçamba continua na obra, aparece embaixo Vencida e os dias de atraso; quando o cliente já liberou, a etiqueta Liberada;
- o filtro Retirada vencida e, em Data de busca, a opção de buscar pela retirada programada;
- o filtro Tipo, que separa a locação de caçamba, a troca de caçamba e as outras OS.
O atalho Caçambas vencidas, no menu Controle, abre a mesma lista já filtrada nas caçambas que passaram da retirada e continuam na obra, da mais antiga para a mais nova.
Registrar a locação
- Crie a OS do cliente
Clique em Novo e escolha o cliente, como em qualquer ordem de serviço.
- Ponha a caçamba nos itens
Escolha o equipamento com o tipo de ativo Caçamba. A quantidade fica travada em 1: cada OS de locação tem uma caçamba só. Para outra caçamba, abra outra OS. Caçamba que já está em outra locação ou presa numa manutenção não entra.
- Confira os dias, a retirada e a diária
Com a caçamba na OS, aparecem Dias de locação (já vem com 7), Retirada programada e Diária de extensão (R$). A retirada é sugerida a partir da Previsão de entrega (ou da abertura da OS) mais os dias de locação; mude os dias e a data é recalculada, ou mude a data se precisar de outra.
- Salve e gere a venda
A cobrança dos dias a mais, da troca e do atraso usa a venda ligada à OS como modelo (conta bancária, forma de pagamento, vendedor e categorias). Sem ela, a OS avisa "Locação sem venda vinculada", e a extensão e a troca não funcionam.
Esses campos só aparecem na OS do cliente (não na interna) que tem uma caçamba entre os itens.
Quando o motorista confirma a entrega da caçamba (em Estoque › Entregas e retiradas), a retirada programada passa a contar do dia da entrega mais os dias de locação, no mesmo horário. Isso não acontece se a retirada foi digitada à mão, se a locação já foi estendida ou trocada ou se a retirada já foi liberada.
O aviso ao cliente pelo WhatsApp
No dia anterior e no dia da retirada programada, em horário comercial (das 9h às 18h), o cliente recebe uma mensagem com o número da caçamba, o endereço, a data da retirada e três botões:
| Botão | O que acontece |
|---|---|
| Pode retirar | A retirada fica liberada: a OS mostra "Cliente liberou a retirada em" e a data, e a lista, a etiqueta Liberada. O motorista recebe o aviso no celular. |
| Estender locação | O sistema pergunta quantos dias a mais, mostra o valor (dias × diária de extensão) e pede a confirmação. Confirmado, a retirada avança, a venda dos dias a mais é criada e enviada ao cliente. |
| Trocar caçamba | O sistema pergunta a data da troca e mostra o valor do novo período. Confirmado, a troca é agendada (veja abaixo). |
A mensagem vai para os contatos do cliente com o cargo Comprador (em Outros contatos, no cadastro dele); sem nenhum, vai para o celular do cadastro. O cliente também pode escrever ou mandar áudio — "preciso de mais três dias", "pode tirar amanhã" —, e o sistema entende o pedido e segue a mesma conversa. Um aviso por retirada: se a data muda (extensão, troca, edição da OS), o aviso volta a sair para a data nova.
A extensão soma no máximo 7 dias por locação. Passou disso, o cliente escolhe entre trocar a caçamba e liberar a retirada.
Em cada pedido, a equipe recebe um aviso por e-mail e no celular, conforme as preferências de cada um (tipo de aviso Locação de caçamba: extensão, troca e retirada pedidas pelo cliente).
O mesmo pelo link da OS
O link da OS digital, que o cliente recebe com a OS, mostra a parte Locação da caçamba com o período, a retirada programada e a diária, e os botões Renovar, Pedir troca e Pode retirar. Funcionam como os do WhatsApp. Quando algo só a equipe resolve (sem venda ligada, sem diária), o link mostra o motivo e o botão para falar com a empresa pelo WhatsApp.
A troca da caçamba
A troca é para a caçamba cheia: a atual sai e outra entra para um novo período.
- A OS atual fica com a retirada na data da troca, já liberada.
- Uma OS nova começa o período seguinte, com os mesmos Dias de locação contados da troca. Ela nasce sem a caçamba: abra a OS nova e escolha a unidade que vai para a obra.
- A venda do novo período repete o valor do período atual, sai na hora e fica ligada à OS nova.
Se a venda da troca for excluída, a retirada da OS antiga volta e a equipe recebe um aviso para decidir se a troca ainda acontece: a OS nova continua aberta, sem cobrança.
Pela equipe, na tela da OS
Pedido por telefone ou no balcão? Com a OS salva e a retirada programada, a barra do alto da janela da OS traz as mesmas ações:
| Ação | Quando aparece | O que faz |
|---|---|---|
| Estender | Caçamba na obra | Escolha os Dias a mais (até o que resta dos 7) e confira o resumo com a diária e o total. |
| Trocar caçamba | Caçamba na obra | Escolha a Data da troca, entre hoje e a retirada programada. A OS nova corre os dias de locação a partir dela. |
| Liberar retirada | Caçamba na obra, retirada ainda não liberada | Libera a retirada, como o botão do cliente. |
| Cobrar atraso | Retirada vencida ou caçamba recolhida depois da data | Cobra os dias de atraso (veja abaixo). |
A janela mostra o valor antes de confirmar. A venda sai na hora e é enviada ao cliente; ele não recebe mensagem de confirmação pelo WhatsApp. Essas ações aparecem para o administrador, o gerente, o supervisor, o vendedor, o financeiro e o analista financeiro.
Embaixo dos campos da locação, a OS guarda o histórico: cada extensão, troca e atraso cobrado, com a data, quem pediu (o cliente pelo WhatsApp, pelo link ou a equipe na tela), os dias, a diária e a retirada antiga e a nova.
As vendas da extensão e do atraso não mexem no estoque: a caçamba segue com o cliente. Excluir a venda de uma extensão ou de um atraso devolve a retirada que estava antes.
Retirada vencida e cobrança do atraso
A locação está vencida quando o dia da retirada programada passou e a caçamba continua na obra. A OS mostra "Retirada vencida há N dias: a caçamba continua na obra"; se a caçamba foi recolhida depois da data, "o atraso pode ser cobrado".
- Todo dia de manhã, a equipe recebe por e-mail e no celular o resumo das caçambas vencidas, com o cliente, a caçamba, os dias de atraso e o valor a cobrar (tipo de aviso Locação de caçamba: retirada vencida com a caçamba na obra). O cliente não recebe nada.
- A cobrança nunca é automática: clique em Cobrar atraso na OS ou nos três pontinhos da linha, na lista de caçambas vencidas. O valor é os dias de atraso vezes a diária de extensão.
- Não há cobrança quando a retirada foi liberada (o atraso é do recolhimento), quando há troca agendada ou quando falta a venda ligada ou a diária. A janela diz o motivo.
- Para perdoar o atraso, altere a retirada programada para o dia em que a caçamba saiu.
CTR da prefeitura
Onde houver a integração CTR - Resíduos (hoje, Bauru/SP), a OS salva com caçamba ganha o botão Gerar CTR, na barra do alto da janela da OS.
- Ligue a integração em IntegraçõesServiços de terceiros, com a Cidade e o Usuário da transportadora no site e a senha do site de CTR da prefeitura. Ao salvar, o sistema entra no site para conferir o acesso.
- Na OS, clique em Gerar CTR. Abre a janela Gerar CTR com os dados que vieram da OS e do site da prefeitura: Transporte (tipo, caçamba, veículo e condutor), Gerador, Entrega e Resíduos. Complete a classe do resíduo, o volume e a área receptora e salve no ✓ para emitir.
- A OS passa a mostrar o número do CTR e a situação dele: Emitido, Checado, Autorizado, Irregular ou Cancelado. Consultar CTR atualiza a situação na prefeitura, e Imprimir CTR baixa o documento.
Com o CTR cancelado, o Gerar CTR volta a aparecer para emitir outro.
Dúvidas comuns
Os campos Dias de locação e Retirada programada não aparecem
Eles aparecem só na OS do cliente (não na interna) que tem um equipamento com o tipo de ativo Caçamba. Confira o Tipo de ativo no cadastro do equipamento.
Apareceu "Esta OS já tem uma caçamba"
Cada OS de locação tem uma caçamba só. Para alugar outra caçamba ao mesmo cliente, abra uma nova OS.
Os botões Estender e Trocar caçamba não aparecem
Eles pedem a OS salva, com a caçamba na obra (OS aprovada, em andamento, aguardando ou a faturar) e com a retirada programada preenchida. Confira também o aviso "Locação sem venda vinculada": sem a venda, a extensão e a troca não funcionam.
O cliente não recebeu a mensagem da retirada
Confira se o cliente tem um contato com o cargo Comprador e celular, ou um celular no cadastro, e se a OS tem Retirada programada. A mensagem não sai para retirada já liberada nem para a que já venceu.