Expedição
O caminho do pedido depois da venda: separar os produtos, embalar, imprimir a etiqueta, despachar e acompanhar até a entrega. Cada venda com produto que vai ser enviada ou retirada ganha uma expedição, e cada passo fica registrado com a data e quem fez.
Como a expedição nasce
- Sozinha, nas vendas que o cliente faz sozinho ou que chegam de fora: loja virtual, chat de vendas e marketplaces integrados.
- Na venda nova lançada no sistema: o bloco Expedição do cadastro da venda tem a opção Gerar expedição para esta venda, com o endereço de entrega e o Tipo de envio. Veja Vendas e orçamentos.
- Depois, numa venda aprovada com produto e sem expedição em andamento: em Vendas e orçamentos, nos três pontinhos da venda, Gerar expedição.
- Na própria expedição, pelo botão Novo (veja mais abaixo).
Venda só de serviço não gera expedição.
As etapas de um envio
| Etapa | O que quer dizer |
|---|---|
| Pendente | Aguardando separação do estoque. |
| Em separação | Os produtos estão sendo separados. |
| Preparando | Separado, sendo embalado (é a fila do embalador). |
| Pronto para despacho | Embalado e pronto para a transportadora. |
| Despachado | Entregue à transportadora. |
| Em transporte e Saiu para entrega | A caminho do cliente. |
| Entregue | Chegou ao destino. |
| Aguardando retirada e Retirado | No lugar das etapas de transporte, quando o cliente retira na loja. |
| Cancelado | O pedido foi cancelado. |
Nas vendas por Melhor Envio e marketplaces, as etapas de transporte (de Despachado em diante) chegam sozinhas, pelo rastreio. As etapas de dentro da empresa (separar, embalar, deixar pronto) são da sua equipe.
A cada mudança de etapa, o cliente recebe um aviso por e-mail e WhatsApp com a nova situação do pedido e, quando houver, o rastreio.
Abrir a tela
No menu da esquerda, clique em Vendas e depois em Expedição.
A tela abre com as expedições dos últimos 14 dias que ainda pedem trabalho da empresa: as em transporte e as encerradas (entregues, retiradas, canceladas, devolvidas) ficam de fora. Para vê-las, ajuste o filtro de status. Os filtros também buscam por cliente, venda, direção, origem do processo, tipo de envio e marketplace.
As colunas mostram a venda, o cliente, a origem (marketplace, loja ou Manual), quantas etapas e itens, a direção, as datas (Prazo envio, Previsão, Entrega, Últ. atual.), a situação da nota (NF) e o Status.
Lista ou quadro
O seletor acima da tabela troca a lista pelo quadro: uma coluna por etapa, com um cartão por expedição. O cartão mostra o cliente, a venda, o marketplace, o rastreio e o prazo de postagem (em vermelho quando já venceu). A escolha fica guardada.
Selos que pedem atenção
- Aguardando pagamento (vermelho): venda da loja virtual ou do chat de vendas ainda não paga. Não comece a separar: a expedição fica travada e é liberada sozinha quando o pagamento entra. Isso vale enquanto Bloquear expedição sem pagamento confirmado estiver ligado em Configurações (vem ligado).
- Cancelamento (vermelho): o pedido foi cancelado no marketplace e o produto está voltando.
- NF com pendência: a nota da venda ainda não saiu ou deu erro.
Abrir uma expedição
Clique na linha (ou no cartão) para ver o detalhe:
- Dados gerais: direção, status, tipo de envio, origem, as datas (cadastro, Data máxima de despacho, previsão e entrega), cliente, venda, ID externo (o número do pedido no marketplace) e Rastreio.
- Nota Fiscal: a situação da nota da venda e o botão para emitir, quando ela ainda não saiu.
- Itens do pedido: os produtos, com foto e SKU. Na etapa Em separação, cada item tem o botão Confirmar (ou a leitura por Ler QR Code), e aparecem os campos Volumes, Peso líquido (kg) e Peso bruto (kg), com Salvar dados de envio e o botão para avançar à próxima etapa.
- Histórico de etapas: cada passo, com a data, quem fez e a descrição. Logo abaixo, dá para inserir a próxima etapa à mão.
- No topo, conforme o envio: Copiar link de rastreio e Imprimir etiqueta.
Avançar a etapa
- Escolha Avançar status
Nos três pontinhos da expedição (ou no Histórico de etapas, dentro dela).
- Escolha o novo status
Só aparecem as etapas que vêm depois da atual.
- Escreva a descrição, se quiser
O campo já vem com a frase padrão da etapa (por exemplo, "Pedido embalado e pronto para despacho."). É a mensagem que o cliente vê no acompanhamento do pedido, até 500 letras.
- Confirme no ✓
Para avançar várias de uma vez, clique em Ações em grupo, marque as expedições e escolha Avançar status.
Cancelamento, devolução e garantia não são etapas que se escolhem aqui: elas têm processo próprio — veja Devolução, garantia e cancelamento.
Ações de cada expedição
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Avançar status | Leva a expedição para a próxima etapa. |
| Imprimir etiqueta | Nos envios pelo Melhor Envio ou pelo Mercado Livre, quando a etiqueta já está disponível. |
| Aprovar e Recusar | Nas solicitações de devolução ou garantia feitas pelo cliente. |
| Triagem | Abre a expedição de retorno que está esperando a triagem. |
| Copiar rastreio | Copia o link de rastreio para mandar ao cliente. |
| Excluir | Apaga a expedição (administrador, gerente e supervisor). |
Em Ações em grupo, além de Avançar status, ficam Imprimir etiquetas, Emitir NFs (das vendas que ainda não têm nota) e Folha de separação.
Em Mais ações ficam Separar vendas, Folha de separação e Imprimir etiquetas — tudo isso está em Separar e embalar.
Criar uma expedição à mão
- Clique em Novo
Abre a janela Nova expedição.
- Escolha a venda
Em Venda. Os itens dela aparecem em Itens da expedição, todos marcados: desmarque o que não vai.
- Escolha a direção e o status inicial
Direção: Envio para mandar ao cliente. O Status inicial já vem com a primeira etapa da direção escolhida.
- Escolha o tipo de envio e clique em Iniciar expedição
Tipo de envio: Melhor Envio, Logística do marketplace, Entrega própria ou Retirada no local. Observações são internas.
Dúvidas comuns
A venda não aparece na expedição
Confira se a venda tem produto (serviço não gera expedição) e se ela está aprovada. Em venda lançada à mão, a expedição só existe se você marcou Gerar expedição para esta venda ou usou Gerar expedição nos três pontinhos da venda.
Uma expedição sumiu da lista
A lista abre escondendo as expedições em transporte e as encerradas, e mostra só os últimos 14 dias. Ajuste o filtro de status e o período.
A expedição está travada com "Aguardando pagamento"
O cliente fez o pedido na loja virtual ou no chat de vendas, mas o pagamento ainda não foi confirmado. A expedição não avança, não sai na folha de separação, não gera etiqueta e não emite nota até o pagamento entrar — aí ela é liberada sozinha.