Cesta do WhatsApp
O cliente do escritório manda no grupo do WhatsApp o fechamento do caixa, o boleto do fornecedor, a nota, o comprovante do Pix. Cada documento é lido sozinho e entra na cesta com o valor, de quem é e as datas. O operador confere, completa o que faltar e lança como despesa ou receita — é a conciliação bancária com o documento no lugar da linha do extrato.
Como os documentos chegam
O número de atendimento fica no grupo do WhatsApp de cada cliente. Com a captação de documentos ligada no grupo (quem liga é a equipe de suporte), o que o cliente manda como informação — foto, PDF ou texto com valores — vai para a cesta da empresa dele. O grupo recebe uma confirmação do que foi guardado.
- Cada documento vira um item, mesmo quando vários chegam juntos ou uma foto traz vários recibos.
- Pergunta e print de tela do sistema não entram: seguem para o atendimento do suporte. Áudio não entra.
- Quando a foto não dá para ler, o sistema responde no grupo mencionando quem mandou e pedindo outra foto. O reenvio da mesma pessoa, em até 6 horas, substitui o item ilegível.
A tela da cesta
No menu, clique em Financeiro e depois em Cesta do WhatsApp. O alto mostra quantos documentos estão na cesta e quantos aguardam outra foto. Os filtros escolhem a Situação (na cesta, aguardando outra foto, lançado, ignorado) e o tipo de Documento.
- O que chegou — o tipo do documento (fechamento de caixa, boleto, nota fiscal, conta de consumo, cobrança de fornecedor, comprovante de pagamento ou de recebimento, recibo, extrato), a situação, o grupo, quem mandou e quando. Ver documento abre o arquivo.
- O que foi lido — o valor, quem (com o CNPJ ou CPF), o vencimento ou o pagamento, a conta bancária do documento e a linha digitável do boleto.
- O lançamento — já vem preenchido pela leitura. Escolha despesa ou receita e confira o fornecedor ou o cliente, a descrição, o valor, a categoria, a conta bancária, a forma de pagamento e as datas. Marque Já pago para o lançamento entrar quitado, com a data em Pago em.
- Lançar despesa (ou Lançar receita) grava o lançamento financeiro com o documento anexado. Ignorar tira o item da cesta sem lançar; ele pode Voltar para a cesta depois.
Quando o CNPJ ou o CPF lido já tem cadastro, ele vem escolhido, com a categoria padrão dele. Sem cadastro, a tela avisa: escolha um ou cadastre pelo próprio campo.
Os avisos do cartão
| Aviso | O que fazer |
|---|---|
| Não deu para ler | Outra foto já foi pedida no grupo. Dá para lançar mesmo assim, olhando o documento. |
| A leitura automática deste arquivo não terminou | Abra o documento e preencha o lançamento à mão, ou ignore. |
| A soma das formas não bate com o total escrito | No fechamento de caixa, confira as formas de pagamento antes de lançar. |
| Já existe lançamento com este valor e vencimento próximo | A cesta mostra qual é: confira antes, para não lançar duas vezes. |
Depois de lançado, o cartão mostra o número do lançamento e quem lançou; o ignorado mostra quem ignorou. Nenhum item é apagado.
Dúvidas comuns
A cesta está vazia
Confira se a captação de documentos está ligada no grupo do WhatsApp desse cliente: peça à equipe de suporte. A cesta é de cada empresa, então abra a empresa do cliente certo no seletor Ambiente / Empresa.
Posso lançar com a forma de pagamento ★CleanPay?
Não. A cobrança pelo ★CleanPay nasce no próprio lançamento, não de um documento que o cliente já recebeu ou pagou.